第一章办公室文件管理制度
蚌埠学院学生会的档案材料，由办公室统一管理。文件材料包括纸质版和电子版，纸质版由办公室按照其类别（部门分类或活动分类），统一整理，归入文件夹，保存于文件柜中便于查阅。电子版由办公室按照其类别，制成相应的电子文件夹（如果是活动分类应注明活动时间），由办公室管理。主席团、各部长及活动负责人应配合办公室档案管理，按照规定和要求及时主动提交相关文件和材料。
档案按照主席团、部门以及项目活动档案三大类别划分，具体规定如下：
一、主席团资料
（一）团代会、学代会选举结果、文件汇编、图片、报道等资料；
（二）全体委员会、主席团、部长级及扩大会议记录；
（三）学期工作计划、总结、备忘；
（四）校团委、学生会规范性文件材料；
（五）主席团出访兄弟院校的记录及其带回的通讯资料及相关材料。以上档案资料由主席团搜集，并于活动结束后一周内交给办公室归档、管理。
二、部门资料
（一）学期计划总结。各部门在每学期第一次干部会议时向主席团提交本学期工作整体计划电子版，经审批整理后，由办公室保存在 “新学期部门工作计划”的文件夹中。办公室将各部门的学期计划提交主席团，主席团结合学校工作要点和校团委要求，并结合实际情况， 编制学期计划。
各部门在学期末（期末考试前的第二周的周五前）向办公室上缴本部门学期工作总结电子版。由办公室保存到“本学期部门工作总结”的文件夹中。并由办公室将各部门的学期总结提交主席团，编写学期总结。
（二）部门基础资料。部门基础资料包括部门通讯录、部门人员本学期课表。各部门应按照办公室的通知，及时将资料交到办公室、如果有改动，必须及时到联系办公室以便其更新资料。
（三）人事资料。学生会的人事任免资料、考核、培训由办公室搜集整理、归档。
（三）以上档案材料（除人事材料外）一律由各部门负责搜集、整理，由办公室统一归档、管理。
三、项目活动文件资料
（一）活动计划。各项目负责人在大型活动举办两周前完成初步计划（包括活动策划方案、预算、项目推进表三份文档），提交到主席团，经审批后，最迟在举办活动一周前必须将计划（包括活动策划方案、预算、项目推进表三份文档）制成电子文档，发送给团委分管老师。文件应命名“策划案——×× 部门——×× 活动”。
（二）活动总结。项目负责人须于活动结束后一周内完成活动总结（包括总结书、实际开销两份文档）文件命名为“总结——×× 部门——×× 活动”。
（三）所有活动资料汇总。所有活动资料（包括活动前的活动策划方案、预算、项目推进表；活动中的图片资料、媒体报道文章、项目碰头会议记录以及活动现场其他相关材料；活动后的总结书、新闻稿截图、实际开销。）必须于活动结束后两周内将电子版打包发送至办公室公共邮箱，文件夹命名“活动资料汇总——×× 部门——×× 时间+活动”。
附：各部门上缴的电子版文档资料规格要求：标题：宋体大小：二号颜色：黑色加粗正文：宋体大小：小四号颜色：黑色
（四）行距：单倍对齐方式：两端对齐
（五）页边距：上、下 2.6 厘米左、右 3.1 厘米
第二章办公室物品管理制度
一、办公室物品的申请、使用与整理
（一）为对校会物品进行有效管理，学生会所有物品统一存放校会办公室。
（二）为不影响各部门工作、举办活动，相关部门若需使用办公室用品，请于该活动举办前一周与办公室主任联系，提交电子版物品申请表，然后约定时间双方到办公室领用物品，借用人填写纸质版的物品借记表。活动完成后，需在一天之内将物品归还到办公室并告知物品管理人员，便于办公室整理活动用品及检查借用物品的归还数量以及损坏情况。
（三）各部门举办活动后，须将活动用品整齐地放回取时的位置，不得胡乱堆放。负责部门须折叠好活动横幅及海报，用便笺记录海报名称并将横幅存放在指定的位置上。
第三章会议室及会议记录管理制度
一、会议室使用制度
（一）会议室（待定）用于我校团委、学生会召开会议使用，经过特殊批准才能在此举行其他活动。
（二）其他人员、团体如需借用会议室召开会议，需提前至少一天与管理办公室人员联系，告知开会时间及预计时长，该人员会应在校会QQ 群上发布会议室预约信息，便于其他部门自行调整预约时间。
（三）如遇领导、老师或部长级以上的会议时，部门会议需作出让步，改换地点或者时间。
（四）使用当天，请提前十分钟到会议室。
（五）使用会议室时，与会人员应注意维护办公室的整洁。
（六）会议室使用完毕后，与会人员应将会议室物品恢复原位、收拾会议杂物、椅子折叠好摆放整齐，并在离开会议室前检查门窗、灯光、风扇等是否关好。会议室物品如有损坏应及时报办公室登记，并说明原因，追究相关人员责任。
二、会议记录管理
（一）召开部门会议时，需有一名部长指定成员记录会议内容。会议内容以纸质版文件存放在办公室会议记录夹里，办公室会根据所存的会议记录做部门考核。
（二）召开部长级会议时，一般由办公室部长级成员做会议记录，如因特殊原因其未能与会，由其他部门部长代为记录，并在会后将会议纪要发到校会QQ群。
第四章场地申请制度及报销注意事项
一、填写申请资料
（一）各项活动的申请需上交活动策划书。
（二）如活动需申请教室、学术报告厅、活动中心、横幅、宣传栏、摆点摊位等请填写相关申请表（见附件），并与活动策划书一起上交。
（三）提交申请资料时间：活动举办时间前至少一个星期发送资料到办公室处。
二、报销注意事项
（一）报销凭证以正式发票（必须为国税或地税的发票）为准，不能是收据或收条之类，发票上应有国家统一的税章和商店的盖章。必须在有提供正规发票的商店购买物品（最好在购买前询问其是否提供发票，若不提供则到其它有发票提供的商店进行购买）。
（二）发票抬头填写：蚌埠学院
（三）社会信用代码：123400007790686653
（四）发票内容必须填写清楚（品名规格、单位、数量、单价、金额等）。
（五）发票品名的填写必须具体明确。（不能是文具等笼统名称，应具体到如三菱签字笔、文件夹、订书机等品名）。
（六）发票后面从上到下依次写明经手人、验证人、金额、票据张数、用途。各部门在活动期间应注意保管好所开到的发票和单据，并清楚记录各项支出用途。
（七）活动后必须打印出实际开销，各部门负责人应将开支项目、用途及数量金额等写清楚（以便事后了解）交到负责人处，方可进行报销。
（八）发票需经团委指导老师审核，签名同意后方可报销，请各部门严格审核需要报销的发票。